【档案调研】关于声像档案管理调研分析

关于声像档案管理的调研分析一、声像档案管理存在的问题一些机关和企事业单位，对声像档案的管理普遍存在着以下三个方面的问题。一是声像设备和人员的问题。有的单位把声像设备当着一种摆设品，有的单位把声像设备存下面是小编为大家整理的【档案调研】关于声像档案管理调研分析,供大家参考。

关于声像档案管理的调研分析

一、声像档案管理存在的问题

一些机关和企事业单位，对声像档案的管理普遍存在着以下三个方面的问题。

一是声像设备和人员的问题。有的单位把声像设备当着一种摆设品，有的单位把声像设备存放在各科室，有的纯粹是给个人保管，没有让它发挥应有的作用。而另一方面则是有的单位没有使用声像设备的人员，或设备使用人员不明确，或使用设备人员频繁调动，致使声像设备不能充分发挥作用，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。

二是部分设备使用人员对声像档案的认识不足。摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。在调查中我发现，在多数摄录人员中都不同程度的存在着两种思想认识上的误区，一种是有的人根本就不知道什么是声像档案。他们认为只有上级文件、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，只要拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存。另一种是有的人认为谁的照片就归谁，送往报社、电台用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。这些人缺乏全局观念，档案意识不强，只考虑个人或本部门工作方便，致使部分声像档案长期在个人手中或科室内部保存，不移交档案室或档案馆统一保存。特别是因为人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全，不完整和有效利用。

三是声像档案管理混乱。声像档案混乱又主要表现在以下几方面。

1、管理制度不健全。有的单位声像档案没有实行集中统一管理，且缺乏必要的管理制度。有的单位虽有管理制度，但落实不够好，缺乏有效的保障措施。

2、档案意识淡薄，声像档案难以及时、完整归档。声像档案不但具有较强的时效性，而且归档要求具有特殊性。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆其齐全和准确，且多数照片、底片早已分家或已无底片，数码照相通过相馆洗印也是早已删除或存储遗忘，文字说明更是难以说清楚。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的价值。又从录音、录像带的归档情况来看，更是令人担忧。相当一部分单位和部门个人手里保存着一定数量的珍贵声像档案，没有及时记录成光盘，也不愿意将声像档案交出来实行集中统一保管，好像是自己的作品。究其原因，主要是档案意识不强。

3、保管条件差，声像档案寿命难以保障。由于声像档案载体所决定，因此保管条件比纸质档案要求更高。 据笔 者了解，区、县机关、企事业单位不但没有设置专门的声像档案室，就连专用声像档案柜，防磁柜都没有。一般都是将声像档案存放在其它档案柜内与其它档案混存，达不到控湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带、光盘受损。这种保管声像档案的条件，将会造成不可弥补的损失。

声像档案馆藏、室藏匮乏，无从利用，更谈不上发挥作用。由于相当数量的声像档案都散存在个人手中或科室内部，没有集中统一管理，所以，机关、企事业单位声像档案的数量十分有限。机关档案室声像档案不齐全，不完整，档案馆的声像档案也就没有了来源。没有声像档案就谈不上什么利用，更谈不上发挥什么使用。总之，就声像档案而言，无论是收集、整理利用，还是意识、认识，管理都存在着既普遍又严重的问题，势必引起我们的高度重视。

二、声像档案管理现状的对策

既然我们看到了声像档案管理的症结所在，就应该以积极的态度，找到解决问题的方法，以本人粗浅之见，我认为应该着重从以下几个方面解决加强对声像档案管理的问题。

（一）加强宣传、提高意识

要提高全民档案意识，尤其是被遗忘了的声像档案，就必须营造一种良好的档案工作氛围，要让大家都能认识到 搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事。要使各级领导重视档案工作，就必须加大宣传力度，主动争取领导。加大档案工作宣传力度，提高全民档案意识，积极主动争取各级领导对档案工作的重视，是做好档案管理工作的基础和前提条件。做好声像档案管理工作更是如此。

（二）严格制度，加强管理

要改变声像档案目前管理混乱的现状，必须制定一套切实可行的管理办法，建立健全各项规章制度，并严格付诸实施。从声像材料的形成、收集、整理、归档到移交档案室统一保管，都必须要有一套严格的制度，要防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用也应作出明确规定。制度建立健全之后，最根本的问题是狠抓落实。要明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依。要使对声像档案的管理逐步走上良性循环的轨道。

在一些重大活动、重要会议、城市建设、企业生产、经营、外事活动中，形成了大量的声像档案材料，要使这些材料完整地保存下来，并发挥它的作用，就必须加强对声像档案的管理，除了建立必要的规章制度，并落到实处以外，在这些活动中，还应有档案管理部门或档案工作人员参与其中，以确保声像档案的真实性和完整性。

（三）分类指导，加强监督

根据声像档案目前管理的现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把它作为档案工作目标管理、年度执法检查的重点内容之一。同时，要针对各单位不同的具体情况，采取不同方式进行分类指导，力争提高整体水平， 对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应着重在依法管理、建章立制上加强指导和监督。对有设备，人员不专业的单位，重点是加强尽快提高摄录人员、档案人员的专业知识水平和业务技能。对声像档案的整理一定要按照《db21-61-89声相档案管理规范》进行整理归档，对问题较多，基础薄弱的单位，要限期整改，不留死角。

（四）妥善保管，有效利用

从长久保护和有效利用的角度考虑，声像档案要求有控湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等措施，而目前声像档案保管条件普遍不符合上述要求，要设立专门的声像档案室显然不现实。那么怎么办？我认为声像档案独立成卷，使用声像档案专柜或密闭铁柜、木柜单独存放、对形成电子档案的要具备防磁柜；严格控制库房温湿度，避光，远离磁场，定期倒带，定期检查等，这些是能够做到的。收集、整理、保管声像档案的目的，一方面是记录历史的直实原貌，更重要的则是提共利用，为各项工作服务。因此，档案工作的目的和任务就是服务。

总而言之，做好声像档案管理的各项工作，保管保护好声像档案，积极主动提供利用是每一个档案工作者义不容辞的责任。

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